Courses

Технологические аспекты обмена информацией

Для того, чтобы ваше участие в научно-исследовательской работе было эффективным, необходимо по возможности соблюдать некоторые достаточно простые правила. Эти правила настолько очевидны, что писать о них как-то неудобно, все-таки этот текст адресован студентам, а не школьникам младших классов. К сожалению, эти очевидные правила нарушаются очень часто, поэтому приходится об этом писать.

Одной из наиболее важных сторон работы в группе является взаимодействие и обмен информацией (с научным руководителем и другими коллегами по группе). Основное правило состоит в том, что информация, адресованная другим, должна быть организована так, чтобы максимально облегчить ее использвание и понимание.

Приведенные далее рекомендации, конечно, не могут предотвратить все возможные ошибки, однако их соблюдение может существенно упростить работу.

Использование электронной почты

Современная электронная почта (в отличие от почты 15-летней давности), к сожалению, крайне ненадежна. Поэтому первое, что нужно сделать, это установить устойчивый почтовый контакт с научным руководителем. Не все причины, по которым почта может теряться, известны, однако обычно удается устранить известные причины.

Прежде всего, необходимо использовать почтовый сервер, не зарегистрированный в "черных списках" серверов, рассылающих spam. Не следует также посылать почту, содержащую вирусы, скорее всего, такая почта не будет пропущена фильтрами и не дойдет до адресата.

Необходимо позаботиться о своем имени. В почтовом заголовке, кроме адреса, содержится имя, не используемое при адресации, но отображаемое некоторыми почтовыми клиентами. Следует избегать использования таких имен, как "Your Name", "JFK", "Ирка" и т.п. Наилучшие результаты дает использование имени и фамилии.

Многие из нас, в том числе руководитель, путешествуют и поэтому иногда могут читать почту не со своего компьютера. Далеко не все компьютеры в мире используют кириллицу как основную кодовую страницу, поэтому целесообразно избегать кириллицу в заголовках писем (как правило, нет проблем с чтением тела письма, написанного кириллицей). Эта рекомендация относится к имени отправителя и теме письма, которая, следовательно, должна быть написана по-английски. (Пожалуйста, не пишите в транслитерации - это выглядит крайне неопрятно.)

Тема (subject) должна быть указана обязательно. Тема вида "Re:" (без какого-либо содержательного текста) является типичным признаком нежелательной почты и такое письмо с большой вероятностью будет задержано фильтрами.

Необходимо позаботиться об именах файлов, включаемых в письмо в качестве приложения. При выборе имени файла нужно учитывать, как этот файл будет (предположительно) классифицироваться получателем, а не отправителем. Например, в течение апреля-мая руководитель обычно получает несколько десятков файлов, которые называются "Диплом.doc". Нет сомнений в том, что для отправителей все эти файлы уникальны, но на стороне получателя это может создавать некоторые неудобства.

Точно также организаторы конференции (например, ADBIS) получают огромное количество файлов, которые называются "paper" или "adbis".

Конечно, такое дублирование имен файлов не является непреодолимой проблемой, однако требует от получателя некоторых дополнительных усилий и создает лишние возможности для ошибок.

Правильное решение состоит в использовании имен, которые с большой вероятностью будут уникальными. Например, имя файла может содержать (возможно, в сокращенном виде) имя и фамилию или инициалы отправителя, а также дату или условный номер версии. НАпример, AnnaViKtorova-dipl-20060501 прекрасно идентифицирует отправителя и дату завершения чернового варианта дипломной работы, а BobConst_adbis - статью, которая готовится на конференцию.

С другой стороны, следует избегать слишком длинных имен файлов. Не следует включать в имя файла полное заглавие или тем более полный текст документа.

Наконец, не все программы и не все файловые системы могут справиться с кириллицей в именах файлов, поэтому безопаснее использовать имена, содержащие только латинские буквы.

Сжатие (архивирование) следует использовать только в том случае, если оно существенно сокращает объем и вы используете канал связи с низкой пропускной способностью или в том случае, когда требуется переслать большое количество файлов (возможно, организованных в структуру, состоящую из нескольких папок(фолдеров, оглавлений, и т.п.).

При отправке почты руководителю предпочтительным форматом является zip (не следует использовать rar,этот формат нигде, кроме России, неизвестен и поэтому не может считаться вполне стандартным).

Рабочие варианты документов

Подготовка любого документа (курсовой или дипломной работы, статьи, отчета, диссертации) всегда предполагает создание большого количества предварительных версий. Для успеха этой работы очень важно показывать предварительные версии коллегам и в особенности руководителю, начиная с самых ранних этапов работы над текстом. Если вы показываете такие версии, то, возможно, вы получите полезные комментарии и советы до того. как работа будет закончена и эти комментарии и замечания еще можно использовать для улучшения работы.

Даже самые ранние варианты любого документа обязательно должны иметь заглавие и обязательно должны содержать имя автора. Целесообразно также включать дату завершения каждой предварительной версии документа. Если этого не сделать, то документ (например, в виде бумажной копии) становится неидентифицируемым. представьте себе большой стол, заваленный черновыми версиями разных работ. Если получатель, распечатав ваш файл, на 5 минут отвлекся на телефонный разговор и положил работу на стол, через 3 дня будет абсолютно невозможно установить, откуда взялся этот текст, поэтому скорее всего ответ вы не получите.

Никогда не следует посылать изменения к ранее посланным материалам, каждый раз нужно посылать полный набор файлов, однако в сопроводительном письме (то есть в тексте) следует при этом кратко описать, чем посылаемая версия отличается от посланной ранее.

При отправке документов руководителю следует учитывать, что он часто использьует программу синтеза речи вместо чтения глазами, поэтому лучше посылать исходный текст документа, а не только PDF. Распознавание текста в PDF обычно не составляет проблемы, но занимает время и поэтому может привести к снижению приоритета. По этой же причине желательно использовать английский язык в теме письма (subject), потому что английский синтезатор речи не умеет читать по-русски, следовательно, воспроизведение русского текста потребует от получателя дополнительных движений.

Абсолютно недопустимо путать схожие по начертанию буквы из разных алфавитов. Сочетание "эн эр" (вместо HP) звучит забавно. В последнее время этот прием используется для того, чтобы обманывать почтовые фильтры.

Тексты небольшого размера лучше помещать непосредственно в теле письма, не оформляя их в виде отдельного файла.

Даты

по расписанию